Overview

Das Max-Planck-Institut für Infektionsbiologie in Berlin-Mitte ist eines von 86 Forschungsinstituten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) und ist weltweit eine der führenden Institutionen für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Infektionskrankheiten.

Zur Verstärkung unserer Verwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Sachgebietsleitung (m/w/d)
Einkauf / Beschaffungswesen
bis E 11 TVöD Bund
– unbefristet –

Ihre Aufgaben:

Mitwirkung, Organisation und Optimierung der Arbeitsabläufe im Sachgebiet

Bestellabwicklung im SAP SRM einschließlich Lieferterminkoordination, Reklamationsbearbeitung und Wareneingangsbuchung
Pflege von Lieferantenstammdaten
Rechnungsprüfung und Kontierung
Optimierung der E-Procurement- und E-Rechnungsprozesse im Sachgebiet in Zusammenarbeit mit den anderen Bereichen der Verwaltung, den wissenschaftlichen Abteilungen und der Betriebstechnik
Kooperation und Abstimmung mit anderen Instituten der Max-Planck-Gesellschaft sowie der Generalverwaltung der MPG
Ständige eigene Weiterbildung und Information anderer über Vorschriften, Gesetze und Richtlinien, die das Sachgebiet betreffen

Planung, Organisation und Durchführung eines effizienten und vergaberechtskonformen Beschaffungs- und Vertragsmanagements im Institut

Beratung der Bedarfsträger
Prüfung und Bearbeitung von Beschaffungsaufträgen mit den Schwerpunkten Bau-, Dienst-, Lieferleistungen
Entscheidung über Vergabearten auf Grundlage der Bedarfsanforderung bzw. der erarbeiteten (Ausschreibungs-)Unterlagen
Durchführung von Ausschreibungen bzw. Einholung von Angeboten unter Beachtung der einschlägigen vergaberechtlichen Bestimmungen, Preisverhandlungen und Vertragsgestaltungen

Übernahme der Funktion der/des Exportkontrollzuständigen und der/des Zollbeauftragten (m/w/d) im Auftrag der Institutsleitung

Kontrolle und Dokumentation aller Vorgänge mit exportkontrollrechtlicher Relevanz, Übernahme der »Stopp-Funktion«
Interaktion mit dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
Zusammenarbeit mit dem Außenwirtschaftsteam der Generalverwaltung der MPG
Übernahme der zollrechtlichen Aufgaben am Institut

Ihr Profil:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. mit Zusatzqualifikation Fachkauffrau/-mann [m/w/d] Einkauf / Logistik) oder Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) und/oder Bachelor der Betriebswirtschaftslehre, Verwaltungswissenschaften oder ähnlichen Abschlüssen
Kenntnisse im Haushalts- und im Vergaberecht (UVgO, VOB, VgV, BHO, GWB)
Kenntnisse in Bezug auf Zoll und Außenwirtschaftsrecht
Einschlägige Berufserfahrung im Einkaufsbereich der öffentlichen Verwaltung oder von Universitäten bzw. Forschungseinrichtungen
Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit SAP (speziell des Moduls für Materialwirtschaft) oder ähnlicher Software
Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift sowohl in Deutsch als auch in Englisch
Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Programme
Hohe Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und selbstständiges präzises analytisches sowie serviceorientiertes Arbeiten und eine Affinität für digitale Verwaltungsprozesse
Hohes Maß an Eigenmotivation und Verantwortungsbewusstsein für den Zuständigkeitsbereich
Erfahrungen in einer Leitungsfunktion, Freude am Arbeiten in und mit einem Team

Unser Angebot:

Sie erwartet eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem attraktiven Umfeld innerhalb eines dynamischen Teams
Wir bieten im Rahmen eines unbefristeten Anstellungsverhältnisses bei entsprechender Qualifikation eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 11 nach TVöD Bund sowie verschiedene Sozialleistungen
Zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
Variable Arbeitszeit mit flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten
Vergünstigtes Jobticket

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft ist ferner bemüht, mehr schwer­behinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwer­behinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 29.05.2022 ausschließlich online über unser Bewerbungsportal.

Auf dieser Website können Sie auch Ihre Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als PDF hochladen.